El estándar
El estándar Evolutia. Lo que puedes exigirnos.
Diez promesas, cada una con un número al lado. Cuatro garantías, con lo que excluyen. Escritas en tu carta de encargo, medidas cada mes y a tu vista.
La mayoría de las firmas de este mercado describen bien su servicio. Pocas publican un estándar, y menos aún se miden contra él. Las diez cosas de abajo son lo que nuestros clientes nos dijeron que importa más que la ejecución: rapidez con sustancia, una persona sénior que conoce la cuenta, que te avisen antes y no después, y una explicación con todo. Cada una tiene aquí un responsable y un número. Un fallo es una incidencia con causa raíz, no una anécdota.
Lo que puedes exigirnos.
La promesa, tal como está escrita en la carta, y cómo la medimos.
| La promesa | Cómo la medimos |
|---|---|
| Rapidez con sustancia. Cada mensaje de un contacto designado recibe acuse en un día laborable y respuesta completa en dos, o una fecha en la que la tendrá. | Marca de tiempo en cada mensaje entrante y en la respuesta del gestor. Objetivo: 95 % con acuse en un día laborable; 100 % respondidos en dos. |
| Un sénior que te conoce. Un gestor con nombre lleva la cuenta, y una segunda persona ha trabajado en ella este trimestre. La cobertura se nombra por escrito antes de cualquier ausencia. | Horas registradas por persona y cuenta en una ventana móvil de 90 días; avisos de ausencia registrados. Objetivo: segunda persona activa cada 90 días; toda ausencia cubierta por escrito. |
| Antes, no después. Te pedimos los datos de nómina y los documentos antes de que te acuerdes. Te avisamos de un umbral, un plazo o un cambio normativo antes de que llegue. | Fechas de los recordatorios contra las fechas en que envías; alertas fechadas contra la publicación; avisos de umbral fechados contra el cruce. Objetivo: recordatorios el día 1 y el día 4; alertas en 10 días laborables desde la publicación; umbrales avisados con 90 días de antelación. |
| Explicación. Nada te llega sin explicar. Cada declaración para tu visto bueno, cada notificación y cada cambio de honorarios lleva qué es, por qué, cuánto cuesta y qué pasa si no haces nada. | Cuatro ojos: el gestor aprueba cada entregable que te llega, comprobado contra la plantilla. Objetivo: 100 % aprobado; cero partidas sin explicar en la muestra mensual. |
| Nada se escapa. Cada obligación de tu calendario se presenta antes de su plazo legal. Tus buzones oficiales se revisan todos los días laborables. Tu certificado se renueva antes de que caduque. | Presentaciones contra las fechas legales; un registro diario de buzones por cuenta; una agenda de caducidad de certificados. Objetivo: 100 % en plazo; 100 % de los días laborables registrados; renovación al menos 30 días antes. |
| Tus informes, en fecha. El informe laboral, el resumen mensual y el paquete para tu matriz, en inglés, el día 12 o en la fecha de cierre de tu grupo. La revisión trimestral en los 30 días siguientes al cierre del trimestre. | Fecha de entrega contra objetivo, por cuenta. Objetivo: 95 % en fecha. |
| Tu gente, en fecha. Nóminas en la fecha acordada. Un alta registrada antes del primer día cuando los datos llegan con dos días laborables de antelación. Las variaciones hasta el día 20 entran en la nómina de ese mes. | El registro de entrega de nóminas; fechas de alta contra fechas de inicio. Objetivo: 100 %. |
| Tu dinero, a la vista. Donde llevamos la contabilidad, un movimiento bancario sin documento se consulta al día laborable siguiente, y nada queda sin conciliar más de 15 días. | Antigüedad de lo pendiente de conciliar al cierre. Objetivo: cero partidas de más de 15 días. |
| Sin sorpresas. Ninguna línea de factura fuera de la cuota sin un presupuesto que hayas aceptado antes. Los cambios de honorarios, con 30 días de preaviso por escrito y el motivo. | Una auditoría mensual de cada partida facturable contra su presupuesto aceptado, antes de que pase el recibo. Objetivo: cero líneas sin presupuesto. |
| Empezar y salir. Operativos en cinco días laborables desde la firma, el mandato y la documentación completa, con tu mapa de obligaciones en la activación. Tus datos, tus libros y tus accesos de vuelta en 15 días desde la salida. | Fechas de activación; fechas de entrega a la salida. Objetivo: 100 %. |
Cuatro garantías, y lo que excluyen.
Cada una está en tu carta de encargo. Solo garantizamos lo que controlamos.
Si algo se presenta tarde por nuestra culpa, pagamos el recargo y la sanción, y recibes un análisis de causa raíz firmado por el socio director en cinco días laborables. Solo garantizamos lo que controlamos: nunca el banco, la Agencia Tributaria o el Registro, y nunca la información tardía o errónea que venga de tu lado.
Nada facturable se hace antes de presupuestarlo por escrito y de que lo aceptes. Si lo rechazas, te decimos qué pasa si el trabajo no se hace, y ahí termina. El trabajo que hicimos sin presupuesto lo asumimos nosotros. Cada entregable incluye una ronda de corrección.
Tus datos, tus libros y tus accesos de vuelta en 15 días, en formatos estándar, sea cual sea el motivo y se deba lo que se deba. Si incumplimos los 15 días, el trabajo de cierre más allá de la exportación estándar corre de nuestra cuenta.
En un aterrizaje en España: operativos en 90 días, con una fecha contra cada paso, o el setup no se cobra. En una salida del EOR: ni un empleado sin cobertura un solo día, o la migración no se cobra. En ambos, lo que perdemos es el honorario del proyecto.
Dos preguntas que hacemos cada trimestre.
En cada revisión trimestral, las mismas dos preguntas, en el mismo orden: ¿Hay algo que prometimos y no ha pasado? y ¿Nos recomendarías, de 0 a 10? La primera respuesta que no sea un no abre una incidencia, con causa raíz y fecha.
Una vez al año, nos revisamos a nosotros mismos.
Cada enero pasamos a nuestro propio trabajo la misma revisión que vendemos a una empresa que se cambia a nosotros: declaraciones, notificaciones, el convenio, el mapa de obligaciones, el reporting, la capacidad de respuesta y el riesgo de persona clave, puntuado y por escrito. Recibes el resultado de tu cuenta, diga lo que diga.
Una página en tu portal, cada mes.
Presentaciones en plazo. Tiempo de respuesta. Informes entregados en fecha. Partidas pendientes de tu lado. Cuatro números de tu cuenta, actualizados cada mes en Evolutia ONE, para que “está controlado” sea algo que puedes mirar y no algo que te cuentan.
Ni el mismo día ni siete días a la semana. Un día laborable, todos los días laborables, agosto incluido.
¿Tu empresa es española, sin matriz fuera? Tu estándar es este otro →
Si este es el estándar que quieres.
Cuéntanos qué está haciendo tu grupo en España. Tendrás una respuesta honesta, incluso cuando sea que no somos el encaje adecuado.